Masz coraz więcej pracy. Stajesz przed dylematem – brać na siebie coraz więcej i zatrudnić kogoś albo ograniczyć ilość pracy tak, żeby nie przepracować się. Jaką decyzją podjąć? Kiedy jest dobry moment na zatrudnienie pierwszego pracownika?

Moją pierwszą pracowniczkę zatrudniłam w 2015 roku, w rok po otworzeniu Wobuzza. Ogromnym wyzwaniem była rekrutacja, ale to na inną opowieść 😉

Udało się – zatrudniłam w wakację Kasie. W listopadzie powiedziała, że odchodzi, ponieważ dostała lepszą ofertę pracy.

Przez długi czas próbowałam sobie radzić sama – wiedząc, jak wygląda firma z pomocą i bez, próbowałam zorganizować sobie pracę tak, by nie musieć prosić o pomoc.

To był błąd.

W tej chwili mam 4 dziewczyny, które mi pomagają (dwie od komunikacji, jedną od reklamy i jedną od contentu) i bardzo się cieszę, że się na to zdecydowałam. Szczególnie, że rozliczamy się przy pomocy faktur, co bardzo nam wszystkim ułatwia.

Dlaczego niezatrudnianie pracownika jest nie najlepszą decyzją?

Założyłeś/aś firmę, aby móc się rozwijać. Aby zarabiać na życie (swoje i swojej rodziny), żeby móc odkładać na przyszłość itd. Firma, która stoi w miejscu, nie rozwija się, to firma, która na tym traci. W każdej chwili możesz stracić klienta, musisz mieć więc ich tylu, aby zapewnić sobie płynność finansową, kiedy kogoś zabraknie (tu się przyda też dywersyfikacja portfela, czyli róźne źródła dochodu). Trudno pozyskiwać więcej klientów, jeśli masz już pełne ręce roboty, prawda?

Po drugie, przepracowanie się nie jest metodą. Musisz mieć czas na odpoczynek, na zabawę, na urlop. Przez długi czas moim dużym problemem było to, że w przypadku urlopu nie miał kto przejąć moich obowiązków. To nie jest zdrowe i dłuższa tego typu sytuacja prowadzi do konsekwencji zdrowotnych. A jeśli to Cię nie przeraża, to pomyśl, że ma wpływ na Twoją pracę.

Po trzecie – co dwie głowy, to nie jedna 😉 Wiele problemów i zagadnień lepiej rozwiązuje się, kiedy można sobie to przegadać z kimś, kto rozumie i pomoże.

Po czwarte – pracownik ma inne kompetencje niż Ty. Może wnieść do firmy nową wartość.

Po piąte – możesz oddelegować rzeczy, których nie lubisz robić. Uwierz – ogromna ulga 😉

Nowy pracownik to nowe problemy

Jasne, że tak. To jest wyzwanie. Na wielu poziomach. Pierwszym, bardzo trudnym, jest nauczenie się delegować zadania. Wiadomo, że ja wszystko zrobię najlepiej 😉

Druga sprawa to przekazywanie zadań i nadzorowanie ich. Twój pracownik nie siedzi w Twojej głowie, musisz mu jasno wyjaśnić o co chodzi, ale zrobić to w tak efektywny sposób, żeby nie musieć spędzać na tym zbyt dużo czasu. Dobrze przedstawione zadanie spowoduje, że łatwiej będzie zarządzać procesami i nadzorować postępy.

Oczywiście wiele też rozbija się o samego pracownika. Jeśli źle przeprowadzisz rekrutację – na pewno nie będzie dobrze. Chyba nie muszę mówić, żebyś nie wierzył/a we wszystko co widzisz w CV (którego nie znoszę) i żebyś sprawdził/a konkretne umiejętności pracownika, prawda?

Trzecia sprawa to zaufanie. Jeśli nie masz zaufania do swojego pracownika, to go nie zatrudniaj. Brutalne, ale prawdziwe. Bez tego nie da się prawidłowo funkcjonować.

I jak mawia Dave Kerpen – zwalniaj szybko, ale zatrudniaj z rozmysłem. Nie trzymaj kogoś, komu nie ufasz, kto Cię zawiódł, kto nie pasuje do zespołu – sentymenty to nie najlepszy doradza w biznesie. Ale zanim kogoś zatrudnisz – dobrze to przemyśl. Proces wdrażania do firmy jest kosztowny, pracochłonny i szkoda robić go na marne.

Formy zatrudnienia

Bardzo ważnym aspektem jest przemyślenie formy, według której kogoś zatrudnimy. Dla przedsiębiorcy najłatwiejsza jest umowa B2B, czyli podpisanie umowy o współpracy i roliczanie się na podstawie faktur. W ten sposób firma zatrudniająca, poza opłaceniem fv nie musi się praktycznie niczym martwić. Plus – zależności od umowy, można w niej zapisać wiele rzeczy (od kwestii kto jest ma autorskie prawa majątkowe, przez NDA itp.)

Co więcej, osoba, która jest zatrudniona u kogoś jako firma, może odpisywać sobie różne rzeczy od podatku i w ten sposób obniżać opłacany podatek.

Jeśli ktoś jednak nie ma działalności, pozostają 3 rozwiązania: umowa o pracę, umowa zlecenia i umowa o dzieło.

Nie będę analizować poszczególnych form – dość powiedzieć, że we wszystkich pracodawca jest w pewnym wymiarze odpowiedzialny za pracownika, często opłaca składki, wypełnia papiery (np. Pit 11), płaci podatki i wymaga to dużo więcej “zachodu”. I umowy z pracownikami zazwyczaj trudniej rozwiązać (co zwykle przeraża).

Dlatego, często, firmy preferują umowy zlecenie, bo są mniej “kosztowne” z punktu widzenia pracodawcy.

Dla porównania – chcemy dać pracownikowi 2000 zł netto (czyli na rękę):

• umowa o pracę: koszt dla pracodawcy to 3350,49 zł (w tym składka emerytalna, rentalna itd.)
• umowa zlecenie (bez składki chorobowej) 2748,21 zł, ale z emerytalną i rentalną: 3318,19 zł
• umowa o dzieło (z prawami autorskimi) 2198,00 zł – zero wpłaty do ZUS czy na emeryturę
• firma/firma – jeśli na fakturze będzie 2000 zł, pracownik (na preferencyjnym ZUSie) otrzyma 1518,29; czyli aby otrzymać 2000 zł, fv musi opiewać na ok 2600 zł; ALE ubezpieczenia opłacamy tylko raz. to oznacza, że każda kolejna faktura jest “tańsza”

Pracownik – zysk, inwestycja czy zło konieczne?

Dla jednych pracownik to zło konieczne. Przy tym podejściu nie wróżę sukcesu biznesowego 😉

Dla innych pracownik powinien przynosić zysk. To niestety również nie jest dobre podejście. Np. panie stojące na recepcji w biurze na pewno nie przynoszą zysku, tak samo jak np. ochroniarze itd. Nie każdy pracownik ma za zadanie przynosić zysk. Czasem to może być zwiększenie bezpieczeństwa, czasem obniżenie jakiś innych kosztów – ile firm, tyle uzasadnień, ale pamiętaj – nie przeliczaj pracowników na pieniądze. Szybko zostaniesz sam/a lub z pracownikami, którzy nie będą tworzyli zespołu, a indywidualne gwiazdy nastawione na maksymalizację zysku. Brzmi jak marzenie? Zdecydowanie nie jest. Podaj przykład jednej firmy, która w ten sposób funkcjonuje. No właśnie. Najlepiej działające marki to te,  w których pracownicy są szanowani, a ludzie traktują się przyjacielsko (nie rodzinnie, żeby nie być za blisko).

Pracownik to Twoja inwestycja w rozwój. Z jednej strony możesz poszerzyć ofertę, przyjąć więcej klientów lub inaczej rozwinąć markę, z drugiej pracownik zawsze będzie generował koszt – nie tylko pensji, ale różnych dodatków (bonusy, kina, karty zdrowotne ect., szkoleń, podnoszenia kompetencji itp.). Zawsze pamiętaj o tym, że pracownicy wkładają też wymiar niematerialny w firmę. Swoją wiedzę, umiejętności, charakter, czasem zdolności międzyludzkie – są to rzeczy, których nie umujesz czasem w pensji ani nie generują bezpośredniego zysku, ale bez nich Twoja firma by nie działała.

Np. dobry przedstawiciel klienta jest w stanie przekonać go do przedłużenia umowy czy upsellingu i, jeśli się o tym wie, to można łatwo to policzyć. Ale jak policzyć wartość tego, że pracownicy czują się lepiej w pracy, bo osoba od HR robi dobrą robotę z morale ludzi? Możesz przeliczać ew. retencję pracowników rotację itd. ale to raczej miary na siłę, które nie są w stanie ocenić naprawdę pewnych rzeczy.

I pamiętaj, że zatrudniając kogoś, możesz na tym zarobić nie tylko bezpośrednio. Np. możesz zatrudnić grafika, przez co jakość Twoich prac się polepszy, a to oznacza, że możesz sprzedawać je drożej – nie tylko powiększone o koszt pracy grafika, ale powiększając również o jego ekspertyzę i talent.

Szef musi zarządzać!

Łatwiej powiedzieć niż zrobić. Odnoszę wrażenie, że bardzo mało mówi się o roli zarządzania w MŚP. W dużych korpo – wiadomo. Jest 7 różnych pionów, HR wewnętrzny, zewnętrzny, dyrketorzy, managerowie… w małych firmach często jest kilka osób.

Pierwszym obszarem zarządzania to ustalenie warunków. Nie jest to łatwe, pewnie popełnisz kilka błędów, ale nie przejmuj się. Podpisanie stosownej umowy zapewni Ci np. stałe stawki czy pewność, że dana osoba będzie miała czas na Twoje projekty.

Druga sprawa to dobranie odpowiedniego pracownika. Bez tego ani rusz.

Trzy, delegowanie zadań jest mega trudne. Może się wydawać, że powiedzenie pracownikowi “zrób to” jest łatwe, ale to nie prawda. Musisz wyjaśnić o co chodzi, określić jasno zadania (nikt nie czyta Ci w myślach), nie możesz liczyć na “domyśl się” albo “powinieneś wiedzieć”. Jasno przedstaw cel i wyznacz termin i sposób rozliczania. W ten sposób zminimalizujesz ryzyko problemów. Ale nie martw się. I tak się pojawią.

Cztery – inspiruj, wspieraj i bądź dobrym szefem. Jeśli masz swoją firmę to pewnie pamiętasz jeszcze czasy jak sam/a byłeś/aś pracownikiem/pracowniczką i pamiętasz co Cię wkurzało. Nie popełniaj tych błędów.

Staż i praktyka

Część firm próbuje uniknąć problemów wynikających z zatrudniania poprzez oszukiwanie systemu stażami i praktykami. Nie tylko często nie muszą płacić, ale również unikają wielu problemów prawnych i dokumentacji.

Pamiętaj, że staż to mentoring. Stażysta powinien mieć opiekuna, który uczy go zawodu. Może mieć max 6 miesięcy (dla osoby do 30 roku życia – do 12 miesięcy). Może być płatny lub nie. Jego celem jest pozwolenie takiemu stażyście przekonanie się czy dana branża/zawód go interesuje, zdobycie pewnych umiejętności czy wiedzy. Nie służy do zatrudniania wykwalifikowanych pracowników, a do nauczenia czegoś danej osoby. Po ukończeniu stażu należy wystawić opinię o stażyście. Staż może być współfinansowany przez biuro pracy.

Praktyka, na umowę zlecenie lub dzieło, nie musi być płatna. Często wiąże się je z obowiązkiem odbycia w trakcie studiów. Chodzi o praktyczne przećwiczenie zdobytej wiedzy w czasie nauki.

Możesz oczywiście swojego pracownika przyjać na staż przed zatrudnieniem go, pytanie brzmi trochę – po co?

Pierwszy pracownik – kiedy?

Nie ma idealnego momentu. To musi być wypadkowa kilku sytuacji:

• musisz mieć wystarczająco dużo pracy, żeby utrzymać siebie i mieć szansę na zapłacenie komuś, za jego pracę – to określi Ci szacukową pensję dla pracownika
• przygotuj się. dowiedz się więcej o zarządzaniu pracownikami, procesach rekrutacji itd. – to pozwoli Ci uniknąć błędów
• rozplanuj sobie pracę. zastanów się jakie kompetencje powienien mieć Twój pracownik, jakie zadania chcesz mu zlecać i co jest dla Ciebie ważne – to Cię upewni w tym, że masz przemyślany zakres obowiązków
• wypisz sobie wszystko, co jest w Twojej firmie fajne i może przyciągnąć – to będzie Twoja oferta
• musisz się czuć gotowym i nie bać się 🙂

Pierwszy pracownik to przerażające doświadczenie – słowo honoru 😉 Ale z perspektywy czasu abolutnie nie żałuję współpracy z Kasią i uważam, że to była bardzo dobra decyzja. Dzięki temu mogłam nie tylko przyjąć więcej klientów, ale miałam też czas dla rodziny i dla siebie. A to jest bezcenne.